เป็นตัวเลขหรือปริมาณที่ชัดเจน ซึ่งโปรแกรม HR สามารถนำข้อมูลการขาด ลา มาสายและปัจจัยอื่นๆ มาเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพของพนักงานหรือองค์กรได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

 

KPI คืออะไร

KPI เป็นตัวย่อมาจากคำว่า Key Performance Indicator ซึ่งก็แปลได้ว่า “ดัชนีชี้วัดความสำเร็จ” เป็นตัววัดคุณค่าที่ประเมินผลออกมาเป็นตัวเลข/จำนวน/ปริมาณได้ชัดเจน โดยสามารถประเมินได้ทั้งในระดับองค์กร ระดับหน่วยงานและระดับบุคคล ซึ่งแสดงให้เห็นว่าองค์กรหน่วยงานหรือพนักงานนั้นมีศักยภาพเพียงไร หรือประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้หรือไม่ โดยมีอยู่ 2 ประเภท ได้แก่

• การวัดผลทางตรง 

• การวัดผลทางอ้อม

KPI ของการวัดผลต่างๆ ในแต่ละองค์กรนั้นมีรายละเอียดแตกต่างกันไป ซึ่งโปรแกรม HR นั้นสามารถนำข้อมูลมาเป็นตัวชี้วัดเพื่อประเมินผลออกมาได้อย่างชัดเจนทุกรายละเอียด สามารถติดตามความก้าวหน้าของผลการดำเนินงานเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ในแตละตัวชี้วัดได้แบบ Real Time ซึ่งโดยทั่วไปแล้วมักมีการนำเสนอโดยใช้สัญญานไฟจราจร (Traffic Lights) ตามแนวคิดของ Kaplan & Norton ออกเป็นสีต่างๆ คือ

• สีแดง (Red Lights) หมายถึง การทำงานไม่ได้ตามเป้าหมาย

• สีเหลือง (Yellow Lights) หมายถึง การทำงานที่เป็นไปตามเป้าหมาย

• สีเขียว (Green Lights)  หมายถึง การทำงานได้ตามเป้าหมายที่ท้าทาย

ผู้บริหารสามารถติดตามประเมินผลการดำเนินงานขององค์การ หน่วยงาน และบุคคลผ่านโปรแกรม HR ได้ทุกที่ทุกเวลา และสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการตัดสินใจเพื่อการวางแผน และเพื่อแก้ไขปัญหาการดำเนินงานตามตัวชี้วัดต่างๆ ได้ทันที ทำให้การประเมินผลศักยภาพในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

KPI มีประโยชน์อย่างไรกับองค์กร

KPI หรือ “ดัชนีชี้วัดความสำเร็จ”นั้น นอกจากจะเป็นวิธีการประเมินผลงานของพนักงานและหน่วยงานแล้ว ยังเป็นวิธีที่องค์กรสามารถใช้ในการวัดและประเมินผลความก้าวหน้าของการบรรลุวิสัยทัศน์ขององค์กรอีกด้วย โดย KPI มีประโยชน์มากมายแก่องค์กร ดังเช่น

• ประเมินผลและชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานของบุคคลแต่ละตำแหน่ง ว่าสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ได้หรือไม่ หรือควรปรับปรุงอะไร

• ชี้วัดความสำเร็จขององค์กรว่าสามารถบรรลุเป้าหมายที่องค์กรวางไว้ได้หรือไม่

• ใช้ประเมินผลที่มีประโยชน์ต่อการพิจารณาเพิ่มอัตราจ้างหรือโบนัสประจำปี

• วัดผลเพื่อตรวจสอบข้อบกพร่องแล้วแก้ไข

• นำผลมาใช้ในการวางแผนงานตลอดจนแผนการลงทุน ไปจนถึงประเมินงบประมาณในปีหน้าได้

• ใช้เป็นเกณฑ์พิจารณาในการตั้ง KPI ในปีถัดไป

อย่างไรก็ตาม การประเมิน KPI ควรใช้ข้อมูลตัวชิ้วัดที่เหมาะสมและแม่นยำ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานขององค์กรนั้น การใช้ข้อมูลจากโปรแกรม HR เป็นข้อมูลที่ออกมาเป็นตัวเลข/จำนวน/ปริมาณได้ชัดเจน ซึ่งมีความแม่นยำและน่าเชื่อถือ จึงเป็นข้อมูลที่เหมาะสมในการประเมิน KPI ขององค์กรมากที่สุด

 

โปรแกรม HR ดีอย่างไรกับการประเมิน KPI

การจะทำ KPI ให้ได้ผลที่ดีนั้น ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานควรมีความเหมาะสม สามารถที่จะโน้มน้าวให้ทุกคนในองค์กร ตลอดจนสาธารณชนเชื่อถือได้ ซึ่งการใช้โปรแกรม HR นั้นช่วยให้ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานมีความเหมาะสมดังนี้

1. ได้ข้อมูลอย่าง Real Time

โลกแห่งการทำงานทุกวันนี้กำลังเปลี่ยนไปก็คือการนำเอาเทคโนโลยีมาใช้กับการทำงาน โดยมีการอัพเดทข้อมูลการทำงานแบบ Real Time ด้วยโปรแกรม HR ที่เป็นระบบการทำงานออนไลน์ สามารถเรียกดูข้อมูลหรือนำไปใช้เป็นตัวชี้วัดได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ทุกที่ทุกเวลา จึงเป็นข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับการประเมิน KPI

2. เก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย

เมื่อวิถีการทำงานยุคนี้เริ่มปรับเปลี่ยนสู่วิถีดิจิตอลที่ข้อมูลนั้นแม่นยำ รวดเร็ว ว่องไว แถมเก็บข้อมูลไว้ได้อย่างมากมายและปลอดภัย ด้วย โปรแกรม HR ที่มีระบบเก็บข้อมูลไว้ที่ฐานข้อมูลอัตโนมัติบนระบบคลาวด์ (Cloud Storage) สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้หรือนำข้อมูลย้อนหลังมาเป็นตัวชี้วัดการประเมิน KPI ได้อย่างสะดวกรวดเร็วและปลอดภัย

3. ได้ข้อมูลที่น่าเชื่อถือ

ในโลกของการทำงานนั้น องค์กรจะเจอทั้งพนักงานที่เก่ง ขยันขันแข็ง และพนักงานที่อาจไม่มีระเบียบวินัยมากนัก ซึ่งส่งผลถึงประสิทธิภาพการทำงาน ดังนั้น การออกจดหมายเตือนออนไลน์ การสร้างแบบประเมินพนักงานออนไลน์ หรือการวางแผนฝึกอบรมออนไลน์ จากโปรแกรม HR จึงเป็นเครื่องมือหนึ่งที่จะบ่งชี้ได้ว่าพนักงานควรจะพัฒนาทักษะด้านใด จะมีบทลงโทษให้พนักงานหนักเพียงใด หรือหน่วยงานควรจะปรับปรุงเรื่องใด โดยเป็นข้อมูลที่มีความเที่ยงตรง ยุติธรรมกับทุกฝ่าย ไม่ได้มาจากความรู้สึกหรืออคติของผู้บริหาร ข้อมูลดังกล่าวจึงมีความน่าเชื่อถือ เหมาะสมสำหรับใช้ประเมิน KPI ในองค์กร

 

สรุปโปรแกรม  HR สำคัญต่อการประเมิน KPI  อย่างไร

จะเห็นได้ว่าการประเมิน KPI นั้นนับเป็นอีกหนึ่งมาตรฐานการชี้วัดผลที่ได้รับการยอมรับอย่างมาก ทั้งการติดตามผลการดำเนินงานระดับองค์กร ระดับหน่วยงานและระดับบุคคล โดยส่วนมากใช้การนำเสนอเป็นสัญญานไฟจราจร (Traffic Lights) กำหนดค่าตัวชี้วัด ค่าน้ำหนักตามเกณฑ์ของแต่ละองค์กร โดยตัวชี้วัดอาจขึ้นอยู่กับพฤติกรรมการขาด ลา มาสาย  การทำโอที การฝึกอบรม การแจ้งเตือน การทำยอดและการทำแบบประเมินพนักงาน หรือเกณฑ์อื่นๆ ตามองค์กรกำหนด เพื่อนำคะแนนมาใช้ซึ่งการประเมิน KPI จากโปรแกรม HR HumanSoft มีฟังก์ชันที่สามารถเก็บข้อมูลต่างๆ ของพนักงาน

ได้อย่างง่าย ละเอียดและชัดเจน อีกทั้งมีข้อดีอีกมากมาย เช่น

• สามารถกำหนดตัวชี้วัดได้ทั้งภายนอกและภายใน

• ตัวชี้วัดภายนอก สามารถกำหนดเพิ่มได้เอง

• กำหนดค่าน้ำหนักได้ถึง 4 เกณฑ์ตามสีเขียว เหลือง แดง ดำ

• สามารถประยุคให้เหมาะสมกับธุรกิจในแต่ละประเภท แต่ละขนาดได้

      ด้วยข้อดีดังกล่าว จะช่วยให้ได้การประเมินที่มีความยุติธรรมกับทุกฝ่ายและ การประเมินที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้น โปรแกรม HR HumanSoft จึงสำคัญต่อการประเมิน KPI ในองค์กรอย่างมากที่สุด