โปรแกรม HR HumanSoft นั้นสามารถรองรับกะการทำงานได้อย่างยืดหยุ่นและครอบคลุมทำให้การจัดกะการทำงานกลายเป็นเรื่องที่ง่ายมากขึ้น

ทำความเข้าใจกับการทำงานเป็นกะ (Shift Work)

      ในทุกๆ องค์กรจะมีพนักงานที่ทำงานเป็นกะอยู่เสมอ แต่ละองค์กรก็จะมีกะการทำงานที่แตกต่างกัน ซึ่งในบางธุรกิจจำเป็นต้องมีพนักงานทำงานตลอดระยะเวลา 24 ชั่วโมง เช่น กลุ่มร้านสะดวกซื้อ โรงพยาบาลหรือโรงงานอุตสาหกรรม ทำให้เกิดการทำงานแบบแบ่งช่วงเวลา ผลัดเปลี่ยนกะการทำงานที่เรียกว่า Shift Work หรือการทำงานเป็นกะ นั่นเอง

       Shift Work หรือ การทำงานเป็นกะ หมายถึง การแบ่งช่วงเวลา และสลับเวลาในการดูแลงานหรือรับผิดชอบกิจกรรมขององค์กรหรือธุรกิจต่างๆ โดยการแบ่งคนเป็นมาประจำตำแหน่งงานในช่วงเวลาต่างๆ ให้ครอบคลุมตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง ลื่นไหล ไม่มีสะดุด

      การทำงานเป็นกะ จะมีการจัดชั่วโมงทำงานแตกต่างจากเวลาทำงานปกติ โดยช่วงเวลาทำงานหรือการเข้ากะ จะเริ่มตั้งแต่ เวลา 8.00 – 5.00 น. โดยในแต่ละองค์กรอาจมีการจัดโครงสร้างกะการทำงานได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละองค์กร เช่น ในบางองค์กรอาจใช้การเปลี่ยนกะ 12 ชั่วโมง แบ่งเป็น 2 ครั้ง หรือ เปลี่ยนกะ 8 ชั่วโมง แบ่งเป็น 3 ครั้งต่อวัน เป็นต้น ซึ่งโปรแกรม HR HumanSoft มีระบบจัดกะการทำงานได้อย่างหลากหลาย การเปลี่ยนกะของพนักงาน จึงกลายเป็นเรื่องง่ายสำหรับ HR ไปเลยทีเดียว

 

ขั้นตอนการใช้งานระบบจัดกะการทำงานของโปรแกรม HR HumanSoft

การจัดกะการทำงานของโปรแกรม HR HumanSoft ที่สามารถจัดกะการทำงานได้อย่างง่ายดายนั้น มีขั้นตอนดังนี้

1. เมนูข้อมูลกะการทำงาน เริ่มต้นที่เมนู “ข้อมูลและกะการทำงาน” ในโปรแกรม HR HumanSoft หน้านี้จะแสดงผลการตั้งค่าของกะการทำงานทั้งหมด โดยสามารถเปิด-ปิด กะการทำงานได้ แสดงรหัสกะการทำงาน จำนวณเวลาทำงาน ช่วงเวลาของกะ และมูลค่ากะการทำงาน ซึ่งกะการทำงานในโปรแกรม HR HumanSoft นั้น สามารถเพิ่มการตั้งค่าได้อย่างหลากหลาย ครอบคลุมกะการทำงานทุกรูปแบบ โดย HR สามารถนำรหัสกะการทำงานที่ผ่านการตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ไปเลือกใช้กับพนักงานแต่ละคนได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

2. การเพิ่มกะการทำงาน ขั้นตอนการเพิ่มกะการทำงานของโปรแกรม HR HumanSoft สามารถทำได้โดยเข้าไปที่ปุ่ม “เพิ่มกะการทำงาน” จะสามารถตั้งรหัสกะการทำงาน เวลาการทำงานต่อวัน(ชั่วโมง) ประเภทการหยุดพัก เวลาเริ่มทำงาน เวลาเริ่มพัก เวลาหยุดพัก และเวลาเลิกทำงานได้ และสามารถกำหนดประเภทกะการทำงานได้อย่างครอบคลุม ดังนี้

 

ประเภทกะการทำงาน

• กำหนดเวลาเข้าออก ในวันเดียวกัน คือ เข้าออกงานตามเวลาที่กำหนด ในวันเดียวกัน เช่น เข้า 08.00 - 17.00 น.

• กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของพรุ่งนี้ คือ เข้าออกงานตามเวลาที่กำหนด ข้ามเที่ยงคืนของพรุ่งนี้ เช่น เข้า 20.00 และออก 05.00 น. ของวันพรุ่งนี้

• กำหนดเวลาเข้าออก ข้ามเที่ยงคืนของเมื่อวาน คือ เข้าออกงานตามเวลาที่กำหนด ข้ามเที่ยงคืนของเมื่อวาน เช่น กะ 00.00 ออก 09.00 น. แต่พนักงานมาเข้าเวลา 23.30 น.ของเมื่อวาน เวลาจะถูกนำเข้าวันนี้

• กำหนดชั่วโมงการทำงานรวม คือ เข้าออกงานเมื่อไหร่ก็ได้ แต่ชั่วโมงต่อวันต้องได้ตามที่กำหนด เช่น ทำงาน 9 ชั่วโมง

• กำหนดควบกะการทำงาน คือ ใน 1 วันทำงาน สามารถมีได้มากกว่า 1 กะการทำงาน เช่น เข้างาน 5.00-14.00 แล้วต่ออีกกะ ตอน 15.00-24.00 น.

อีกทั้งยังสามารถตั้งค่าประเภทมูลค่าของกะการทำงานได้หลากหลายอีกด้วย ดังเช่น

 

ประเภทมูลค่ากะการทำงาน (ใช้สำหรับพนักงานรายวัน)

• คำนวณตามเงินเดือน คือ ได้รับค่าแรงต่อวันตามฐานข้อมูลพนักงานที่ระบุไว้

• กำหนดมูลค่าของกะการทำงานนี้ คือ กำหนดมูลค่าเป็นบาท โดยไม่อ้างอิงจากฐานข้อมูลพนักงาน

• บวกมูลค่าเพิ่มสำหรับกะการทำงานนี้ คือ ได้รับค่าแรงเพิ่มจากเดิม เช่น ค่าแรง 300 บ./วัน และ + เพิ่มอีก 50 บ. = 350

• บวกจำนวณเท่าของค่าแรงเพิ่มสำหรับกะการทำงานนี้ กำหนดจำนวนเท่าเช่น x1.5 หรือ x2 เท่า ของค่าแรง

เพราะบางองค์กรนั้น นอกจากจะมีเวลากะการทำงานที่หลากหลายแล้ว ยังมีเรทการให้ผลตอบแทน หรือ ค่าจ้าง ในการทำงานที่แตกต่างกันอีกด้วย การตั้งค่าได้หลากหลายของกะการทำงานจากโปรแกรม HR HumanSoft จึงครอบคลุมการทำงานของ HR ทุกองค์กรได้จริง

 

3. การตั้งค่ากะการทำงานให้กับพนักงาน เมื่อเพิ่มการตั้งค่ากะการทำงานในโปรแกรม HR HumanSoft เรียบร้อยแล้ว ก็สามารถไปตั้งค่ากะการทำงานให้กับพนักงาน เพื่อใช้งานควบคู่ไปกับระบบคำนวณเวลาการทำงานอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย โดยเข้าไปตั้งค่าได้ที่หน้า “ข้อมูลพนักงาน” และ “ตั้งค่ากะการทำงาน”

4. พนักงานตรวจสอบกะการทำงานได้ด้วยตนเอง โปรแกรม HR HumanSoft นั้น ยังสามารถให้พนักงานตรวจสอบเวลากะการทำงาน ยื่นเอกสารขอเปลี่ยนกะการทำงานของตนเองได้แบบ Real Time ผ่านทาง Application HumanSoft

 

 

 

สรุปการจัดกะการทำงานด้วยโปรแกรม HR HumanSoft

จากขั้นตอนการใช้งานกะการทำงานที่กล่าวมานั้น ทำให้การจัดกะการทำงานที่ค่อนข้างยุ่งยากและซับซ้อน กลายเป็นเรื่องที่สามารถทำได้อย่างง่ายดาย เมื่อใช้งานโปรแกรม HR HumanSoft อีกทั้งยังสามารถใช้งานได้อย่างครอบคลุมและยืดหยุ่นอีกด้วย ดังนั้น โปรแกรม HR HumanSoft จึงตอบโจทย์กับการจัดกะการทำงานของทุกๆ องค์กรได้เป็นอย่างดี